Gerekli dokümanları hazırlamak yahut süreci yönetecek bireyleri bulmak sıkıntı olabiliyor. İnternet üzerinden oylama yapmak bu meseleleri ortadan kaldırabilse de sürecin şeffaf ve inançlı olması garanti edilemiyor. Bu da bütçe yahut yönetici seçimleri üzere hassas durumlar için kritik değere sahip.
Bu sorunu aşan Polys, oylar üzerinde değişiklik yapma tehdidini ortadan kaldırarak internet üzerinden oylama düzenleme imkanı sağlayan, blok zinciri tabanlı bir platform sunuyor. Merkezi yapıda olmayan bu teknoloji sayesinde bilgiler, oylama süreci sırasında kullanılan tüm aygıtlarda bloklar halinde saklanıyor. Böylelikle berbat niyetli şahıslar oylamanın sonucunu değiştiremiyor.
Ecsite, ortalarında bilim merkezleri, müzeler, araştırma kurumları, şenlikler, üniversiteler, planetaryumlar, dernekler ve eğitim toplulukları olmak üzere 325’ten fazla kuruluşu bünyesinde barındırıyor. Yıllık Genel Heyet, 7 Haziran’da toplandı. Heyette altı başlık altında karar alınması gerekiyordu: 2018 faaliyet raporunun onaylanması, 2018 finansal raporu, 2019 bütçesi, 2020 üyelik fiyatları, başkanlık seçimi ve mütevelli heyeti seçimi. Süreci kolaylaştırmak isteyen kurum, oylamayı Polys platformu ile internet üzerinden gerçekleştirdi.
Toplantının başında Ecsite üyelerine birer QR kod verildi. Bu kod bir web sitesine yönlendiriyordu. Kendi kodlarını akıllı telefonlarının kamerasıyla taratan üyeler bu halde sisteme giriş yaptı. Akıllı telefon sahibi olmayan üyeler ise oylama merkezinde oy verebildi.
Oylanacak başlığa bağlı olarak toplamda 90’a varan üye oy kullandı. Sonuçlar oy verme süreci tamamlanır tamamlanmaz açıklandı. Ecsite bu prosedür sayesinde hem vakitten tasarruf etti hem de gerilimli bir durumdan kaçınmış oldu. Daha evvelce, kurumda yapılan seçimler kağıt oyların sandığa atılmasıyla yapılıyordu. Bunların sayımı için en az dört üyenin çalışması gerekiyordu. Öteki oylamalar ise el kaldırarak yapılıyordu.
Yönetici Yöneticisi Catherine Franche, “Yıllık genel heyetimiz Polys takımının kullanıcı dostu, sağlam ve inançlı oylama sistemi sayesinde düzey atladı. Bu sistem çok daha meselesiz, süratli ve verimli bir oylama yapmamızı sağladı.” dedi.
Polys İş Geliştirme Müdürü Evgeny Barkov, “Kar emeli gütmeyen kurumlar için oylama düzenlemek çok fazla vakit ve efor gerektiriyor. Örneğin, oyların elle sayılması bir konferans yahut toplantı sırasında bilhassa rahatsız edici oluyor. İştirakçiler sonuçları beklemek zorunda kalıyor. Bu tıp kurumlar, üyelerin fikirlerini yansıtabileceği ve kazananların anında açıklandığı inançlı ve kullanışlı bir araca gereksinim duyuyor. Kar gayesi gütmeyen daha birçok kurum, çözümümüzü nasıl kullanabileceklerini öğrenmek için bize başvurdu. Bu kurumlara blok zincir üzerinden oylama yapma konusunda öncülük eden Ecsite’ı tebrik ediyoruz.” diye konuştu.
